HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN ENERGIECOOPERATIE ZUMMEREPOWER.

 

Dit reglement maakt deel uit van de statuten van de coöperatie ZummerePower U.A., waarin het van toepassing is verklaard (artikel 22). In geval van onduidelijkheden zijn de statuten bepalend.

 

 

ALGEMEEN.

 

Artikel 1.

Begripsomschrijvingen.

In dit huishoudelijk reglement wordt verstaan onder:

  1. Algemene (leden)vergadering: het hoogste bestuursorgaan binnen de coöperatie, bedoeld in artikel 13 van de statuten.
  2. Bestuur: het bestuursorgaan als bedoeld in artikel 8 van de statuten.
  3. Commissie: de commissie, waarvan de taken en bevoegdheden nader zijn omschreven in dit huishoudelijk reglement.
  4. Coöperatie: de bij notariële akte opgerichte coöperatieve vereniging met uitsluiting van aansprakelijkheid genaamd Coöperatie ZummerePower U.A., hierna kortheidshalve te noemen ZP.
  5. Jaarvergadering: de vergadering als bedoeld in artikel 16 van de statuten.
  6. Overmacht: het zich voordoen van abnormale en onvoorzienbare omstandigheden die onafhankelijk zijn van de wil van degene die zich erop beroept en waarvan de gevolgen, ondanks alle voorzorgsmaatregelen niet konden worden vermeden.
  7. Statuten: de statuten van de coöperatie, zoals die zijn vastgesteld bij akte van oprichting van coöperatie ZummerePower U.A. d.d. 20 juni 2013.
  8. Klant: een lid van ZummerePower die producten of diensten van of via ZummerePower afneemt.
  9. Coöperatie project: een afgebakend project, gericht op de opwekking van groene energie ten behoeve van een specifieke groep leden van de coöperatie, een en ander zoals nader in dit huishoudelijk reglement omschreven.
  10. WBTR: de Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen. Deze wet geeft nadere richtlijnen voor de inrichting van het bestuur van de coöperatie. Daartoe is een werkboek samengesteld dat is vastgesteld door de Algemene ledenvergadering op 8 september 2021. Het werkboek maakt onderdeel uit van het huishoudelijk Regelement.

 

 

 

 

 

Artikel 2.

Aanvullende bepalingen bij het lidmaatschap.

In aanvulling op artikel 3 van de statuten zijn de volgende bepalingen van kracht:

  1. Leden dienen woonachtig of gevestigd te zijn binnen de gemeente Someren, zulks ter beoordeling van het bestuur.
  2. Iedere natuurlijke persoon van 18 jaar of ouder, bedrijf of instelling in de gemeente Someren kan lid worden van ZP. De inschrijving geschiedt op naam van een natuurlijk persoon of van een rechtspersoon.
  3. Natuurlijke personen, bedrijven of instellingen van buiten de gemeente Someren kunnen geen lid worden, maar wel donateur. Het bestuur kan in incidentele gevallen besluiten van deze regel af te wijken.
  4. De contributie wordt als volgt vastgesteld:
  • Voor particuliere leden en zzp’ers: € 20,- per jaar;
  • Voor zakelijke leden waarmee ZP geen verdere band heeft: € 100,- per jaar;
  • Voor overige zakelijke leden wordt de hoogte van de contributie vastgesteld in samenhang met eventuele diensten ten behoeve van ZP; het bestuur is bevoegd deze hoogte vast te stellen.

Het bestuur is bevoegd de hoogte van de contributie aan te passen indien de financiële situatie van ZP daartoe aanleiding geeft. De leden van de coöperatie worden zo spoedig mogelijk op de hoogte gesteld van een dergelijke aanpassing.

  1. Het lidmaatschap geeft recht op het bezoeken van de algemene (leden)vergaderingen en het mee praten over alles wat binnen de statuten en reglementen daaromtrent is geregeld. Een lid (uitsluitend natuurlijk persoon) kan zich ook kandidaat stellen om lid van het bestuur te worden.
  2. Ieder lid vertegenwoordigt één stem, ongeacht samenstelling, aard of omvang van betrokkenheid bij ZP. Rechtspersonen zullen daartoe een natuurlijk persoon machtigen.
  3. Het lidmaatschap kan (zie artikel 5 van de statuten) opgezegd worden per kalenderjaar met inachtneming van een opzeggingstermijn van tenminste één maand, tenzij sprake is van beperkingen die samenhangen met de afspraken die tussen ZP en het lid zijn gemaakt in het kader van diensten of producten die het als lid afneemt (zie artikel 15 van dit reglement).
  4. Bij overlijden van een lid kan het lidmaatschap overgaan op de rechtsopvolger.

 

Artikel 3.

Aanvraag lidmaatschap.

  1. Een verzoek tot toelating als lid van de coöperatie dient schriftelijk door middel van het daartoe bestemde aanmeldingsformulier bij de secretaris te worden ingediend.
  2. Het lidmaatschap wordt aangegaan voor een kalenderjaar en stilzwijgend verlengd.

 

Artikel 4.

Registratie.

Ieder lid is verplicht het bestuur onmiddellijk schriftelijk te informeren over mutaties omtrent de status van zijn registratie (verhuizing).

Artikel 5.

Schorsing.

Een lid dat aan het begin van een nieuw coöperatiejaar is geschorst, is ook zolang de schorsing niet is opgeheven, over dat jaar contributie verschuldigd.

 

Artikel 6.

Privacy paragraaf.

  1. Gegevens betreffende (aspirant) leden zullen vertrouwelijk worden behandeld en uitsluitend worden gebruikt in het kader van dienstverlening en levering van producten door ZP.
  2. Ten behoeve van de verdere uitvoering van het in lid 1 gestelde, wordt door de algemene ledenvergadering een privacyreglement vastgesteld, dat op de website van ZP wordt vermeld.

 

BENOEMING BESTUUR.

Artikel 7.

Voordracht.

Volgens artikel 8 lid 1 van de statuten worden bestuursleden benoemd uit de leden van de coöperatie. De benoeming vindt plaats uit een voordracht van kandidaten, die wordt gesteld door het bestuur, of door tenminste vijf leden van de coöperatie, mits deze laatste kandidaatstelling tenminste zeven dagen voor de vergadering schriftelijk (of per e-mail) aan het bestuur is medegedeeld.

 

Artikel 8.

Zittingsduur.

  1. De zittingstermijn van bestuursleden is drie jaar. Zittende bestuursleden zijn in beginsel herkiesbaar voor twee termijnen van 3 jaar (totale zittingsduur derhalve 9 jaar).
  2. Door het bestuur wordt daartoe een rooster van aftreden opgesteld.
  3. Op voordracht van het bestuur kan van de in het eerste lid genoemde totale zittingsduur van 9 jaar door de algemene leden vergadering worden afgeweken.

 

TAKEN EN BEVOEGDHEDEN VAN HET BESTUUR.

Artikel 9.

(Dagelijks) bestuur

  1. De leden van het bestuur ontvangen voor de uitoefening van hun taken geen vergoeding.
  2. De leden van het bestuur zijn gehouden om op onafhankelijke wijze het belang van de coöperatie te dienen en vervullen hun taak zonder last en ruggespraak.
  3. In het geval een lid van het bestuur wil meedoen aan een door de coöperatie te initiëren inkoop- of aanbestedingsprocedure dan dient het desbetreffende lid zich van beraadslaging en besluitvorming ter zake te onthouden. De aanwezigheid van dit lid telt niet mee ter bepaling of het vereiste quorum voor besluitvorming is gehaald.
  4. Het bestuur zal er voor zorg dragen dat bij voldoende liquiditeit ter beoordeling van de ledenvergadering, de ten behoeve van een bestuursfunctie of commissiefunctie gemaakte (reis)kosten binnen redelijke normen wordt vergoed.
  5. De coöperatie kent geen andere vergoedingen voor bestuursleden en commissieleden dan hiervoor genoemd.

 

Artikel 10.

Publicatie besluiten.

Alle besluiten die betrekking hebben op de organisatie, de financiële huishouding, de doelen en activiteiten en het voortbestaan van de coöperatie worden gepubliceerd op een zodanige wijze dat de leden inzicht hebben hoe en welke besluiten zijn genomen. De meest voor de hand liggende manier is publicatie van de besluiten in de nieuwsbrief van het bestuur (aan de leden).

 

Artikel 11.

Financiële besluiten.

  1. Het dagelijks bestuur is gerechtigd besluiten met een financiële strekking te nemen tot een bedrag van € 2000,-.  Voor besluiten met een financiële strekking boven de € 2000,- is voorafgaande toestemming van de algemene ledenvergadering noodzakelijk. De besluiten met een financiële strekking worden zorgvuldig vastgelegd in de notulen van het dagelijks bestuur respectievelijk de algemene ledenvergadering.
  2. Het aantal besluiten met een financiële strekking als bedoeld in het eerste lid, mag in één boekjaar het totaalbedrag van € 10.000, - of meer niet te boven gaan. In dat geval is voor elk volgende uitgave de voorafgaande instemming van de algemene ledenvergadering noodzakelijk. Indien zich een dergelijke situatie voordoet of dreigt voor te doen, is het dagelijks bestuur gehouden van alle besluiten die tot het bedrag van € 10.000, - of meer hebben geleid verantwoording af te leggen
  3. Het dagelijks bestuur gaat zorgvuldig om met (grote) investeringen, in het bijzonder risicovolle uitgaven.

Voordat voorstellen over dit soort uitgaven aan de algemene ledenvergadering worden voorgelegd, dient door het dagelijks bestuur een gedegen onderbouwing van de noodzaak van de uitgaven te worden gegeven, net als een risicoanalyse, een deugdelijke (meerjaren) begroting en reserveringen voor toekomstige uitgaven.

  1. Bij het doen van aanschaffingen en het aanbesteden van werken waarmee een bedrag is gemoeid van meer dan € 5000,- worden ten minste 3 offertes aangevraagd bij verschillende leveranciers. Het bestuur kan besluiten om ook bij aanschaffingen/aanbestedingen onder € 5000,- meerdere offertes aan te vragen. De besluitvorming over de keuze en opdrachtverstrekking wordt in de notulen vastgelegd. Bij dergelijke opdrachten is altijd sprake van een schriftelijke opdrachtverstrekking.

 

  1. De penningmeester geeft tenminste 4 maal per jaar in het dagelijks bestuur inzage in de financiële huishouding van de coöperatie. Jaarlijks doet hij verslag aan de leden door middel van een financieel jaarverslag.
  2. In vervolg op artikel 22 lid e van dec statuten, kan de algemene ledenvergadering een kascommissie in stellen. De kascommissie controleert de boekhouding en brengt bij de behandeling van het financieel jaarverslag verslag uit. De leden van de kascommissie, niet zijnde bestuursleden, worden benoemd door en uit de algemene ledenvergadering. Bij de keuze van de leden van de kascommissie zijn de bestuursleden niet betrokken. De kascommissie bestaat uit minimaal 3 leden, waarvan 1 voorzitter. De kascommissie bepaalt zelf welke stukken zij nodig denkt te hebben voor het uitbrengen van haar verslag. Het bestuur is gehouden alle medewerking te verlenen aan de werkzaamheden van de commissie.

 

Artikel 12.

Aansprakelijkheid bestuursleden.

  1. Bij de uitvoering van de bestuurstaken houdt het bestuur zich aan de bevoegdheden zoals die in de statuten zijn vastgelegd.
  2. Er wordt gehandeld conform de wet en de statuten.
  3. Het bestuur handelt conform de afspraken zoals die zijn gemaakt voor “goed bestuur”, zoals daar zijn: voorkomen van tegenstrijdige belangen, transparantie en integriteit, openheid van besluitvorming jegens de leden, bewust omgaan met risico’s, actief tegengaan van fraude.
  4. Bestuursleden/bestuur gaan geen verplichtingen aan die buiten de financiële mogelijkheden van de coöperatie vallen.
  5. Nieuwe bestuursleden worden zorgvuldig geïnformeerd over de (onderling) werkafspraken, eventuele aansprakelijkheid en verplichtingen van het bestuur voortvloeiend uit de statuten en reglementen.
  6. Er is een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering met voldoende dekking (naar de huidige normen).
  7. Er zijn afdoende afspraken in het geval van het neerleggen van een bestuursfunctie (neergelegd in het huishoudelijk reglement). Met het aftredend bestuurslid worden afspraken gemaakt hoe om te gaan met (intern) informatie uit de voorgaande bestuursperioden.

 

Artikel 13.

Tegenstrijdig belang

  1. Tijdens iedere bestuursvergadering wordt bij aanvang gevraagd of er agendapunten zijn waarbij sprake is/kan zijn van een tegenstrijdig belang voor een der bestuursleden. Zo ja, dan wordt dat schriftelijk vastgelegd. Het betreffende bestuurslid neemt niet deel aan de beraadslagingen en de besluitvorming over het agendapunt waarbij van een tegenstrijdig belang sprake is.
  2. Als alle bestuursleden een tegenstrijdig belang hebben wordt de besluitvorming doorverwezen naar de algemene ledenvergadering.

 

  1. Als een tegenstrijdig belang wordt in ieder geval aangemerkt:
  1. Het aangaan van een overeenkomst met een geldelijk belang tussen de coöperatie enerzijds en de bestuurder en/of relatie(s) van de bestuurder anderzijds.
  2. Het vaststellen van een vergoeding van de bestuurder.
  3. Het stellen van een zekerheid zoals hypotheek, borg enz. door de coöperatie ten behoeve van de bestuurder.

 

Artikel 14.

Algemene (leden)vergadering.

  1. Het bestuur draagt er zorg voor, dat er minimaal één algemene (leden)vergadering per jaar gehouden wordt, namelijk de jaarvergadering binnen zes maanden na afloop van het boekjaar conform artikel 16, lid 2 van de statuten.
  2. Het bestuur draagt er zorg voor, dat de algemene (leden)vergaderingen worden gehouden op een zodanige plaats en op een zodanig tijdstip, dat verwacht kan worden dat dit voor de leden niet belemmerend is om die vergadering bij te wonen.
  3. De agenda voor de jaarvergadering bevat in ieder geval de volgende agendapunten:
  1. Opening.
  2. Notulen van de vorige vergadering.
  3. Jaarrede van de voorzitter betreffende de inhoud van het te voeren c.q. gevoerde beleid.
  4. Financieel verslag van de coöperatie over het afgelopen boekjaar, onder overlegging van de winst- en verliesrekening over en de balans ultimo dat jaar.
  5. Decharge van het bestuur over het gevoerde (financieel) beleid.
  6. Begroting voor het lopende boekjaar.
  7. Rapportage van commissies.
  8. Rondvraag.
  9. Sluiting.

en voorts alle andere zaken die volgens de statuten in de algemene (leden) vergadering aan de orde dienen te komen.

 

Artikel 15.

  1. De leden van het dagelijks bestuur worden altijd uitgenodigd voor een algemene ledenvergadering;
  2. Bestuursleden krijgen de gelegenheid tijdens de algemene ledenvergadering een raadgevend advies uit te brengen op voorgenomen besluiten zoals de WBTR dat voorschrijft.

 

FINANCIEN.

Artikel 16.

Financiële verplichtingen van de coöperatie.

  1. Het bestuur presenteert ieder jaar de begroting voor het volgende jaar in een algemene (leden) vergadering.
  2. Ieder jaar stelt het bestuur overeenkomstig het bepaalde in artikel 16 van de statuten de jaarrekening van het afgelopen boekjaar vast.
  3. Wanneer een raad van commissarissen ontbreekt en er geen onafhankelijk accountant wordt belast met het onderzoek van de stukken wordt er door de algemene (leden)vergadering jaarlijks een kascommissie van ten minste twee leden, die geen lid van het bestuur zijn ingesteld. Het boekenonderzoek wordt dan gedaan door de kascommissie die van dat onderzoek verslag doet aan de algemene (leden)vergadering.

 

COMMISSIES.

Artikel 17.

Algemene bepaling commissies.

  1. De algemene (leden) vergadering kan overgaan tot het instellen van één of meerdere commissies voor een bepaalde of onbepaalde tijd, dit op voordracht van het bestuur.
  2. De bevoegdheid van een commissie gaat niet verder dan die van adviesorgaan.
  3. De algemene (leden)vergadering kan besluiten dat commissieleden voor hun werkzaamheden een vergoeding ontvangen. De hoogte wordt eveneens bepaald door de algemene (leden)vergadering, dit op voordracht van het bestuur.

 

Artikel 18.

Adviescommissie.

  1. Commissies worden samengesteld door het bestuur.
  2. Leden van commissies zijn leden van de coöperatie. Het bestuur van de coöperatie benoemt, schorst en ontslaat leden van commissies, mits het bestuursbesluit in een daartoe bestemde bestuursvergadering is genomen met een meerderheid van twee/derde van de uitgebrachte stemmen.
  3. Het zitting nemen in een commissie vindt plaats op vrijwillige basis.
  4. Een ingestelde commissie bestaat uit tenminste twee leden.
  5. De voorzitter van elke commissie draagt er zorg voor dat in overleg met de secretaris van de coöperatie een besluitenlijst wordt opgemaakt. De besluitenlijsten worden binnen één week na de dag van de vergadering gezonden aan de secretaries. Deze draagt er zorg voor dat de besluitenlijsten ter kennis van de leden van het bestuur worden gebracht door deze te voegen bij de agenda en de overige stukken voor de periodieke vergaderingen van het bestuur.
  6. Commissies kunnen advies van derden inroepen.
  7. De leden van de commissies zijn gehouden om op onafhankelijke wijze het belang van de coöperatie te dienen en vervullen hun taak zonder last en ruggespraak.
  8. In geval een lid van een commissie wil meedoen aan een door de coöperatie te initiëren inkoop- of aanbestedingsprocedure, dan dient het desbetreffende lid van een commissie dit te melden aan de voorzitter van de commissie. Deze zal in overleg met het bestuur besluiten hoe de voorliggende kwestie wordt afgehandeld.

 

COOPERATIEVE PROJECTEN.

Artikel 19.

Algemene bepalingen coöperatieve projecten.

  1. Door de algemene (leden) vergadering kunnen specifiek benoemde coöperatieve projecten in het leven worden geroepen als bedoeld in artikel 1 onder i.
  2. De deelnemers aan deze projecten zijn lid van ZP met alle rechten en verplichtingen daaraan verbonden.
  3. Ten behoeve van deze projecten wordt door het bestuur een separate financiële boekhouding gevoerd (rekening en verantwoording), die slechts aan de deelnemers van het betreffende project wordt voorgelegd.

Het bestuur kan besluiten voor een project een separaat bankrekeningnummer te openen.

  1. Het bestuur neemt voorts alle besluiten ten behoeve van het betreffende project in overleg met de deelnemers aan het project. Daartoe worden uit het midden van de deelnemers minimaal 2 vertegenwoordigers aangewezen, die bij de beraadslagingen en besluitvorming over het project in het bestuur, aanwezig zullen zijn. Het bestuur is gehouden deze vertegenwoordigers daartoe uit te nodigen.
  2. Zowel over de financiële als overige aangelegenheden het project betreffende, wordt dus niet door de algemene (leden)vergadering van ZP beraadslaagd en besloten.

 

KLANTEN.

Artikel 20.

Producten en diensten.

  1. Leden en niet-leden kunnen klant worden van ZP, dat wil zeggen producten en/of diensten van of via ZP afnemen.
  2. Voor natuurlijke personen biedt ZP naast individuele producten en diensten zoveel mogelijk gestandaardiseerde producten en diensten aan, zoals onder meer afname van groene energie en deelname aan collectieve opwekking. Bij bedrijven of instellingen zal vaak sprake zijn van maatwerk.
  3. ZP hanteert de gedragscode consument en energieleverancier 2009. Dat geldt dus ook voor opzegging van producten en diensten van ZP. Indien de klant ook bijdraagt in de financiering van ZP gelden voor de eventuele beëindiging van de financiering de specifiek daarvoor overeengekomen afspraken (hier verder niet behandeld).
  4. Zodra een lid/klant niet meer in de gemeente Someren woonachtig is, vervalt automatisch het lidmaatschap/klant zijn. De klant kan op eigen verzoek wel de diensten blijven afnemen van de leverancier waarmee ZP een collectief energiecontract heeft afgesloten, maar daar blijft ZP verder buiten.
  5. Iedere klant kan deelnemen aan PV op eigen dak, via een van de geselecteerde leveranciers/installateurs. Uitgangspunt is dat de klant de aankoop van de panelen zelf financiert.

 

 

OVERIGE BEPALINGEN.

Artikel 21.

Wijziging huishoudelijk reglement.

  1. Wijzigingen in het huishoudelijk reglement kunnen uitsluitend worden aangebracht bij besluit van de algemene (leden)vergadering. Op de agenda van de vergadering waarin een voorstel tot wijziging aan de orde komt, dient daarvan duidelijk mededeling te worden gedaan.
  2. Het doen van voorstellen tot wijziging van het huishoudelijk reglement is voorbehouden aan het bestuur, eventueel op voordracht van de leden. Een wijziging op voordracht van de leden dient ten minste 14 dagen voor de eerstkomende algemene (leden)vergadering bij het bestuur schriftelijk te worden ingediend.
  3. De secretaris draagt er zorg voor, dat een voorstel tot wijziging van het huishoudelijk reglement, waarin de voorgestelde wijzigingen woordelijk zijn opgenomen, wordt meegezonden met de agenda voor de algemene (leden)vergadering, waarin het wijzigingsvoorstel zal worden behandeld.
  4. Een besluit tot wijziging van het huishoudelijk reglement behoeft een gewone meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen.

 

Artikel 22.

Slotbepaling.

In alle gevallen waarin verschil van mening bestaat over de toepassing van enige bepaling van het huishoudelijk reglement, beslist het bestuur, tenzij de algemene (leden)vergadering daarover dient te beslissen.

 

 

Dit huishoudelijk reglement is vastgesteld bij besluit van de algemene ledenvergadering

van 19 november 2015 en gewijzigd bij besluiten van de algemene ledenvergadering van 26 juni 2019 en 15 juni 2022.

 

De voorzitter,

APM de Kok.

 

De vice-voorzitter,

AH van Weert.